AI tussen de winkelrekken

Samen met haar man runt Delphine de Proxy Delhaize in Sint-Jan-in-Eremo. De winkel is al 33 jaar in handen van haar schoonfamilie. “Ik begon elf jaar geleden onderaan op de ladder zodat ik de winkel vanbinnen en vanbuiten leerde kennen. Na het pensioen van mijn schoonmoeder acht jaar geleden, viel de administratie op mijn schouders. Met het personeelsbeheer alleen was ik vaak meer dan twintig uur per week bezig. Als winkeluitbater is er veel waar je die tijd liever aan zou besteden.” 

Delphine was al bekend met de PMO-opleidingen via Buurtsuper.be. “Ik had er al verschillende achter de rug, waaronder eentje over hoe je met verschillende persoonlijkheidstypes omgaat. Ik vertelde toen over mijn struikelblokken in de winkel, en al snel kwam de AI-training van Liesbeth ter sprake. Ik had hulp nodig bij het voeren van evaluatiegesprekken, het controleren van vervaldatums en vooral de planning van mijn personeel – daar verloor ik veel tijd aan.”

Liesbeth geeft al jaren AI-trainings, dus het verhaal van Delphine kwam haar bekend voor. “Je hebt geen hrm-achtergrond, maar wordt ineens verantwoordelijk voor een team. Evaluatiegesprekken kunnen dan intimiderend zijn. Delphines kennis over de verschillende persoonlijkheidstypes kwam goed van pas, want die hebben we verwerkt in ChatGPT."

"Ze liet haar medewerkers een vragenlijst invullen, vroeg de chatbot om er hun persoonlijkheden uit op te maken en daarna om gepersonaliseerde vragen voor te bereiden. Zo kreeg ieder personeelslid dezelfde inhoud in het evaluatiegesprek, maar met een aanpak op maat.” 

“Het is ook handig dat je er steeds dieper op in kan gaan”, vult Delphine aan. “Zo heb ik gevraagd hoe ik in bepaalde situaties moet reageren en kreeg ik zoveel voorbeelden als ik wilde. Het voelt als een soort assistent die er altijd is en je begeleidt. Zelf ga ik dit soort persoonlijke gesprekken niet graag aan, dus het is fijn om hulp te krijgen van een computergestuurde expert.” 

Iedere uitbater kent het: de eindeloze oorlog met vervaldatums. Daar is Delphine nu goed tegen opgewassen. “We schreven eerst op papier wat er bijna ging vervallen en controleerden die producten regelmatig. Dan moet je natuurlijk telkens de hele lijst afgaan om te zoeken wat je uit de rekken moet halen. Dat is niet zo efficiënt.”

De oplossing van Liesbeth? “In plaats van alles op te schrijven, geven Delphine en haar medewerkers alle vervaldatums nu in via een digitaal formulier. Het wordt automatisch in een spreadsheet gegoten en dan vraagt ze AI om een handig overzicht te maken van wat er die dag gecontroleerd moet worden. Alles staat zelfs gesorteerd per rayon.” 

“Onze werknemers hebben vaste uurroosters, maar studenten en flexi’s gaven hun beschikbaarheden eerst door via aparte chatgroepen”, legt Delphine uit. “Zo werd het natuurlijk een wirwar van informatiestromen. Ik werkte eerst op papier en puzzelde zo de planning in elkaar. Als er dan iemand ziek was, moest ik opnieuw beginnen.” Dat kon beter, vond Liesbeth.

“We hebben gezocht naar een bestaande tool die het wat eenvoudiger kon maken en zijn dan bij bookU terechtgekomen. Die vinkte alle vakjes af. Medewerkers geven zelf in de app door wanneer ze kunnen komen werken, daar maakt Delphine een export van en dan moet ze die alleen nog uploaden in ChatGPT. De AI-tool heeft alle info over de vaste werkuren al opgeslagen en vult aan met de beschikbaarheden uit de app. Geen gepuzzel meer!” 

Delphine doet er nog een schepje bovenop. “We houden niet alleen rekening met de werkuren, maar ook de taakverdeling wordt gemaakt op basis van de voorkeuren van de personeelsleden. Iedereen mag zoveel mogelijk doen wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn. Ik gaf ChatGPT een overzicht van de taken en vertelde over mijn medewerkers en wat ze wel en niet graag doen. Dat kon ik gewoon zo inspreken.” 

En dan wordt een heus karwei een peulenschil. Liesbeth: “De chatbot houdt dus rekening met de vaste uurroosters, de takenlijst en de voorkeuren van de medewerkers. Dat is info die allemaal in het geheugen opgeslagen zit, waardoor Delphine alleen nog maar de export van de beschikbaarheden moet uploaden. Het resultaat is de ideale planning waar iedereen blij mee is. Is er iemand ziek? Dan vraagt ze ChatGPT gewoon om het aan te passen. Die maakt er snel werk van.” 

AI beginnen gebruiken als je er nog niet veel van kent, is niet eenvoudig. Dat weet ook Delphine. “Het duurt even om alle vernieuwingen in te voeren, maar uiteindelijk win ik er veel meer tijd mee. Ook het personeel werkt goed mee. De jongeren waren er snel mee weg, de oudere werknemers moeten er nog even aan wennen. Mijn focus ligt nu op deze aanpassingen, maar terwijl ik bezig ben, kom ik steeds op nieuwe ideeën om AI te gebruiken. Niet alleen in de winkel, ook in het dagelijks leven.” 

“Nu is het nog spannend en leuk om erin te springen, dus dit is het beste moment om AI te leren kennen”, zegt Liesbeth. “Het is zoals webshops. Eerst zag niet iedereen er het nut van in, maar tijdens de pandemie moest iedereen er zo snel mogelijk een hebben. Het was haastig en enorm duur omdat de vraag zo hoog was. Dan ben je liever bij de mensen die er vroeg mee aan de slag gaan."

"Je moet ook niet bang zijn dat AI je gaat vervangen, maar concullega’s die het gebruiken, kunnen je wel in een flits voorbijgaan.” En dat begrijpt ook Delphine. “Ik ben er stap voor stap mee bezig, want het is iets wat je niet mag laten liggen. Voor mij was het moeilijk om te weten waar ik moest beginnen, dus de hulp van Liesbeth was meer dan welkom. Daar ben ik haar heel dankbaar voor.” 

“Administratie, marketing, personeelsbeheer... Het is niet nodig om als ondernemer alle petjes zelf te dragen”, verzekert Liesbeth. “Je wint alleen maar tijd door AI in te schakelen. Er is ook zoveel meer dan alleen ChatGPT. We kijken eerst welke repetitieve taken je frustreren en gaan dan op zoek naar een oplossing. Je zoekt wat werkt voor jou in plaats van je aan te passen aan iets wat er al is. AI kan bijvoorbeeld je verkoop analyseren om uit te zoeken wat je bestsellers zijn en op welke momenten je het meeste verkoopt. Het doel is niet om AI te gebruiken; het doel is om tijd te besparen.”