Van familiezaak tot slimme supermarkt

Toen ook Jasper en zijn broers Gilles en Sander stilaan hun intrede maakten in het familiebedrijf, rees de vraag: blijven we op één locatie en bouwen we die verder uit, of zetten we de stap naar meerdere winkels? “Er zijn altijd zaken die je niet volledig in de hand hebt, zoals concurrentie, wegenwerken ... Het is een risico om volledig afhankelijk te blijven van één vestiging. Daarom hebben we in 2021 een tweede winkel in Oostnieuwkerke geopend.” 

Jasper, de jongste van de drie broers, zat op dat moment nog op de schoolbanken. Hij studeerde IT, in de voetsporen van zijn vader. “Mijn eindverdediging was een bestelsysteem voor de winkel dat ik zelf had geprogrammeerd. Mijn thesis ging over elektronische etiketten. Op basis van die thesis heb ik later samen met mijn vader het systeem voor alle elektronische etiketten in Beernem uitgeschreven.” 

Klanten kunnen in de nieuwste winkel van de familie Debaene terecht voor een uitgebreid aanbod, met als absolute blikvangers de bakkerijafdeling, het ‘Onze Keuken’-assortiment – een eigen label voor charcuterie en bereide maaltijden – én een verfijnde selectie kazen en patisserie. Kwaliteitsproducten en persoonlijke service staan daarbij voorop.  

“Onze focus ligt op vers en huisbereid, met producten die met zorg worden geselecteerd. Maar de nieuwe winkel in Knesselare moest ook efficiënt werken én verder bouwen op de ervaringen die we in onze andere winkels hebben opgedaan”, vervolgt Jasper. Die kwamen onder meer van pas bij de technische uitrusting van de winkel.

“In Oostnieuwkerke hadden we een CO₂-koelcentrale met warmterecuperatie en vloerverwarming. Maar bij de opstart gaf dat wat problemen. Met als gevolg dat we ons er helemaal in hebben verdiept. We zijn daar een beetje pietje-precies in. Misschien ook nogal koppig. We zeggen snel dat we het zelf gaan doen. Daardoor ken ik er nu alles van (lacht).” 

Die technische interesse deelt Jasper met zijn vader. “Als er iets kapotgaat, probeert hij altijd eerst zelf een oplossing te vinden, al duurt het de hele dag. Of hij belt mij, en dan zitten we soms tot midden in de nacht aan de installatie te werken (lacht).” 

De familie Debaene staat erom bekend veel systemen zelf te ontwikkelen. Hun efficiënte IT-systemen zijn een belangrijke pijler binnen de winkels. “Mijn vader en ik hebben allebei een IT-opleiding gevolgd. Technologie is dan ook helemaal ons ding. Ik denk niet dat er veel winkels zijn die zo ver gaan in het zelf ontwikkelen van hun systemen. Zelfs bij de grote spelers zie je dat niet.”

Zo ontwikkelde Jaspers vader twintig jaar geleden al een systeem voor permanente inventaris, waarmee de voorraad in real time wordt opgevolgd. “Vandaag hebben de meeste winkels wel een systeem dat daarop lijkt, maar als ik daar nu op terugkijk, waren we toen echt onze tijd ver vooruit. En we bouwen er vandaag nog altijd op voort.” 

Bij de opening van de winkel in Oostnieuwkerke werd het inventarissysteem gefinaliseerd. Het werkt nu ook met voorspellingen op basis van externe factoren én historische verkoopgegevens, die tot op de seconde worden bijgehouden. Jasper werkt intussen aan een interne mobiele app die gekoppeld wordt aan het bestelsysteem.

“We hebben vijftig smartphones gekocht en geïnvesteerd in een eigen telefooncentrale. Zo krijgt elk personeelslid de tools om met ons systeem te werken: voorraad aanpassen, verkoopgegevens raadplegen, productinformatie opzoeken… Dat wordt allemaal mogelijk.” 

Een ander project van Jasper is het automatiseren van terugkerende taken. “Neem bijvoorbeeld datumcontrole. Technisch gezien werken we daarbij niet met klassieke barcodes, maar met datamatrixcodes. Daarin zit naast het artikel ook de prijs, het lotnummer en de houdbaarheidsdatum. Aan de kassa kan het systeem dan een melding geven wanneer de vervaldatum van een product verstreken is.” 

Het project is intussen volledig geprogrammeerd en operationeel in alle drie de winkels, zowel voor de eigen versartikelen als voor de kruidenierswaren én de verswaren van de Alvo-centrale. “We kunnen bijvoorbeeld opvragen welke lotnummers vandaag in onze winkel vervallen. Dan krijg je een lijst van de producten die aandacht nodig hebben.” Die informatie kan vervolgens gekoppeld worden aan het grondplan en het schapsysteem.

“Als je weet waar die producten zich bevinden, kan je medewerkers gericht naar de juiste plaats sturen. Uiteindelijk zouden de elektronische etiketten dat zelf moeten kunnen aangeven met een knipperlichtje: ‘let op, hier dreigt een product over datum te gaan’. Maar zover zijn we nog niet”, knipoogt hij. 

Ook al wordt er veel naar de toekomst gekeken, de band met het verleden blijft sterk. “Oma zit heel diep in het hart van haar kinderen en kleinkinderen. Op zondag spreken we steevast om 13 uur af bij oma en opa. Ze wonen nog altijd naast de winkel.” En helemaal loslaten? Dat zit er voorlopig niet in.

“Ze willen dat ook niet. Hun motto is: je moet bezig blijven. Oma is 80 en springt nog bijna dagelijks eens binnen in de winkel, al doet ze het wel niet meer tijdens de openingsuren.” Jasper vertelt over een recente anekdote. “Ze was ooit een pakje kaas komen halen voor de lunch. Ik denk dat het bijna een uur geduurd heeft voor ze weer buiten was, omdat zo veel mensen Marie-Jeanne nog kennen en een babbeltje willen doen zoals vroeger.

Uiteindelijk moest haar kleinzoon ingrijpen. “Mijn broer is dan maar gaan zeggen: ‘Oma, je bent nodig op het bureau.’ Dat was natuurlijk helemaal niet waar, maar zo kregen we haar naar huis.” Jasper glimlacht. “Ze zijn er nog altijd, en ze durven nog steeds hun handen uit de mouwen steken.” 

Jasper lacht ook wanneer hij een bekende uitspraak aanhaalt: “Ze zeggen weleens dat de eerste generatie creëert, de tweede floreert en de derde opsoupeert. Dan denk je toch even: oei, gaan wij dat nu allemaal verbrassen?” Niets is minder waar, benadrukt hij.

“We beseffen maar al te goed dat we alles te danken hebben aan onze grootouders. Oma stond elke dag om vier uur op om de winkel tiptop in orde te maken, en combineerde dat met haar gezin. Opa had dan weer de moed om indertijd een investering te doen die je vandaag misschien moeilijk kunt voorstellen. Zonder hen was dit er allemaal niet geweest. Daar zijn we ons heel bewust van en ontzettend dankbaar voor.”