“Als je met data het totaalplaatje van je winkel inziet, hoef je niet meer te beslissen op buikgevoel”

Nicholas Vergeylen was actief in de IT-wereld voordat hij begon aan een doctoraat in de optimalisatietechnieken. Daarna kwam hij voor die onvermijdelijke keuze te staan: doorgaan in de academische wereld of niet. “Vanwege mijn passie voor het ondernemerschap besloot ik toen om zelfstandige te worden en een supermarkt over te nemen”, vertelt hij.

“Heel wat mensen verklaarden me voor gek. Maar samen met mijn echtgenote stapte ik in het avontuur.” Drie jaar lang werkte het koppel hard om de winkel op punt te stellen. “We zaten al in het traject om verder aan te kopen zodat we konden groeien, maar op dat moment kwam er interesse van een partij die de winkel wel van ons wilde overnemen. Toen hebben we daarvoor gekozen.”

De lessen van toen – getrokken tussen de winkelschappen – worden lessen van nu, gegeven voor de schoolbanken. Nicholas Vergeylen geeft gastcolleges aan universiteiten in Maastricht, Antwerpen en Madrid en is daarnaast trainer bij PMO, het opleidingscentrum van Buurtsuper.be. Hoewel datagerelateerde onderwerpen soms complex zijn, krijgt hij dit goed concreet gemaakt.

“We verzamelden in onze winkel data om meer inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van het bedrijf. Ik ben ervan overtuigd dat dat cruciaal is. Als je niet alle data tot je beschikking hebt, zie je maar een deel van het totaalbeeld en neem je vanuit je buikgevoel beslissingen. Wanneer je de data ontsluit, zie je pas dat sommige beslissingen rond personeelsplanning en aankoop anders moeten worden genomen.”

Om die situatie te vermijden, zette Nicholas Vergeylen voor zijn winkel zelf een IT-systeem op dat alle retaildata – van kassa’s tot backoffice – in kaart bracht. “Dat is een technisch proces waar sommige bedrijven wel in investeren, maar lang niet genoeg winst uit halen”, vertelt hij.

“Dat komt doordat ze enkel investeren in  de techniek, maar niet in de processen en personeelsleden die ervoor moeten zorgen dat er echt verandering komt. Het is belangrijk dat je je mensen meekrijgt in die verandering en optimalisatie. En dat kan een uitdaging zijn.”

Verandering is iets waar de meeste mensen zich van nature tegen verzetten. “Daarom pak je dit best zo zorgvuldig mogelijk aan. Geef medewerkers verantwoordelijkheid, laat ze voorstellen doen en evalueer hun functioneren objectief. En ga met ze aan tafel zitten van zodra je een nieuwigheid wilt introduceren. Dat hebben wij met onze winkel ook gedaan. Niemand vindt het fijn om opeens anders te moeten werken, maar als je ze meeneemt in jouw verhaal en de reden voor de verandering, ben je al halfweg.” 

Hoe maak je op proactieve wijze je zaak zo efficiënt mogelijk? “Je moet realistisch blijven: niet elk systeem is voor iedereen. Maar cijfergedreven werken kan ik wel iedereen aanraden. Dat is geen academisch sprookje – het feit is, dat als jij niets verandert, er ook niets zal veranderen."

"Probeer de one-man-showcontrole los te laten, hoe spannend dat ook is, en investeer in manieren waarop je je zaakvoering kunt automatiseren en delegeren. Begin maar eens met wat je hebt, zoals Power BI van Microsoft, een gratis tool die datastromen bij elkaar brengt en rapporten voor je maakt.” 

Nicholas Vergeylen beweert niet dat zulke tools zaligmakend zijn, maar je kunt er wel meer mee uit je zaak halen. “Je hebt te maken met hoge energiekosten, veel concurrentie, dalende marges, noem maar op. Als je slim omgaat met je cijfers en je stuurt ze op voorhand aan, dan geef je jezelf de kans om eruit te halen wat erin zit. Dat de marges dalen, dat kan het systeem niet verhelpen, maar je kunt er wel je operaties op aanpassen. Op die manier kun je ontstressen, meer delegeren en je bedrijf gezonder maken.”