Van hersenkraker tot perfecte planning met bookU

Dat Mathieu Demeyer winkeluitbater zou worden, was voor niemand een verrassing. In 2001 begon hij in de Delhaize van zijn vader in Bellegem. Vervolgens nam hij de winkel over. Niet lang daarna volgde ook die in Zwevegem en dit jaar voegde hij nog een Albert Heijn in Zwevegem aan zijn lijstje toe. Een repertoire waar een stevige boterham aan administratie bij komt kijken. 

“Digitalisering kan complex lijken, waardoor veel uitbaters de stap niet durven zetten”, schetst Niels. “Bij Mathieu was dat gelukkig niet het geval.” Op slechts één jaar tijd schakelde hij zijn drie winkels tegelijk over naar het bookU-systeem. “Mijn vorige hr-partner voldeed niet aan onze noden”, vertelt hij. “Toen kwam Niels bij ons langs en zagen we dat het systeem ons veel meer aansprak.” 

Een van de meest tijdrovende aspecten van een winkel runnen, is de administratie. Dat geldt ook voor Mathieu. “Vroeger contacteerde ik elk teamlid individueel om te weten wanneer ze konden werken. Dan spendeerde ik zeker twee uur per week aan de planning – om nog maar niet te spreken over last-minutewijzigingen. Daarnaast moest ik zelf contracten opstellen, de prestaties bijhouden en ze bezorgen aan het sociaal secretariaat. Iedere maand, voor elke winkel.” 

Dat bookU een verademing was in de winkels van Mathieu, lijkt een understatement. “We zien in het planningsoverzicht meteen wanneer iedereen beschikbaar is, dus de planning is op een half uur klaar. Daarnaast klokken medewerkers in via de digitale prikklok-app die de prestaties correct bijhoudt. Na controle versturen we ze met één druk op de knop naar het sociaal secretariaat."

"Het is een ontzorging waardoor alles efficiënter verloopt en we onze tijd nuttiger besteden. Van planning en contracten tot uitbetaling via het sociaal secretariaat, de cirkel is rond.” Zijn medewerkers omarmden het nieuwe systeem snel omdat het eenvoudig en transparant is. “Ze geven zelf in wanneer ze kunnen werken of verlof willen, en hebben een duidelijk overzicht van hun taken. Vlottere communicatie én samenwerking onderling.” 

Zelfs met drie verschillende winkels kan Mathieu eenvoudig het overzicht bewaren. Op zijn computer wisselt hij tussen drie verschillende omgevingen in bookU, een per winkel. De winkelverantwoordelijken zien enkel de info van de winkel waarin ze werken. Mathieu heeft alles in handen en kiest wat er wel of niet zichtbaar is.

“Een opstart met meerdere winkels tegelijk gebeurt wel vaker”, haalt Niels aan. “Het is een eenvoudig principe: we zetten de omgeving op en activeren de gevraagde functies. Nadien evalueren we hoe je te werk gaat en maken we het proces nog efficiënter. We proberen de werking van de winkel te begrijpen, zodat de omgeving volledig aansluit bij de noden van de klant. In de laatste fase volgt de rapportering om alles verder te finetunen.” 

Mathieu is duidelijk tevreden. “Ik zou het iedereen aanraden. Het korte leermoment weegt niet op tegen alle voordelen van bookU en ik kan altijd rekenen op Niels en zelfs een supportteam. Het menselijke contact is voor mij een groot voordeel, want zulke dingen doe ik liever in persoon.”

Ook voor Niels was het een succesverhaal. “We hebben de invoering gefaseerd gedaan en Mathieu werkte goed mee waardoor we het maximale uit de tools konden halen.”