65 studenten en flexi’s beheren in een vingerklik

“Vroeger contacteerden studenten ons via allerhande kanalen: sms, WhatsApp, mail, enzovoort”, vertelt Charlotte. “Na het weekend moest ik alles verzamelen en beginnen te puzzelen. Daar moesten we absoluut iets  aan veranderen.”

Sinds een jaar gebruikt Charlotte NOWJOBS om de volledige planning van studenten en flexi’s te maken. “Wanneer ik extra hulp nodig heb, maak ik een vacature aan. Die stuur ik eerst uit naar onze favorieten, want die geef ik liefst voorrang.”

Toen ze bij Van Eccelpoel de app begonnen te gebruiken, konden ze hun bestaande studenten in de app uitnodigen en in hun ‘favorietenpoule’ toevoegen. “Zo kan ik de vacatures openzetten voor mensen die we al kennen én ervaring in een bepaalde afdeling hebben.” Wanneer Charlotte de vacature niet ingevuld krijgt met haar eigen poule van studenten en flexi’s, kan ze de vacature nog altijd naar alle beschikbare studenten in de app sturen. Zo heeft ze haar vaste team trouwens kunnen uitbreiden.

“Ik stuur de contractvoorstellen uit wanneer het mij past en de studenten accepteren of beantwoorden wanneer zij er tijd voor hebben. Het is een hele geruststelling dat ik niet meer telkens moet beginnen sms’en of whatsappen.” De app regelt meteen ook al het papierwerk. Eens de student het contractvoorstel heeft geaccepteerd, kan Charlotte er dus op rekenen dat hij of zij zal opdagen.

“Er kan geen miscommunicatie meer ontstaan. De studenten zien in hun NOWJOBS-app duidelijk wanneer ze ingepland staan. Ik vraag ook aan nieuwe studenten om eerst hun profiel in de app in te vullen. Dan nodig ik ze pas uit voor een opleiding. Dat bewijst meteen hoe enthousiast ze zijn.”

Is de NOWJOBS-app dan een aanrader? “Absoluut! Het systeem is zo’n verademing. Ik was eerst wat sceptisch. We hebben een heel grote ploeg van studenten en flexi’s, waarvan er sommigen al wat ouder zijn. En die moesten we allemaal meekrijgen. Ik heb de app dan ook eerst helemaal binnenstebuiten gekeerd en NOWJOBS bestookt met al mijn vragen,” vertelt Charlotte.

“Maar NOWJOBS heeft voor een vlotte overgang gezorgd. Een opleiding voor het gebruik van de app was zelfs niet nodig, zo eenvoudig is het systeem. En als er toch vragen zijn, kunnen we altijd terecht bij onze vaste contactpersoon."

“Zowel voor ons, als voor de studenten is het een heel groot voordeel dat we via één centrale app kunnen communiceren én alles adminis-tratief in orde maken. De combinatie van ons eigen systeem, met vooral vaste roosters, en NOWJOBS voor alle extra’s, werkt heel goed.”