Superplanner

"Ik heb zelf vaak ervaren hoe moeizaam een planning in een supermarkt tot stand komt", vertelt Ria. "Ik was er in onze winkel in Herentals gemakkelijk tien à twaalf uur per week mee bezig. Dat moest sneller en efficiënter kunnen!” 

Vanuit haar jarenlange ervaring weet Ria perfect wat een goed planningssysteem moet kunnen. Ze zoekt een partner voor softwareontwikkeling en na zes maanden ontwikkelen wordt de eerste versie van Superplanner gelanceerd in drie testwinkels. Ondertussen werken al heel wat supermarkten met haar handige planningstool.  

Superplanner bestaat uit twee delen: een app voor de medewerkers en de tool voor de planner. 

Medewerkers kunnen via de app hun planning raadplegen, vakantie aanvragen en hun saldo verlofdagen en -uren bekijken. De zaakvoerder kan een sperperiode ingeven waarop medewerkers geen verlof kunnen nemen en berichten uitwisselen met zijn medewerkers. 

De weekplanning zelf is volgens Ria met deze planningstool op twintig minuutjes gemaakt. In die tijdspanne wordt ook iedereen op de hoogte gebracht van de te presteren werkuren én ontvangen de interimkantoren meteen alle nodige informatie.

Een ander groot voordeel is dat je ook meerdere afdelingen per dag kan inplannen. Iets dat vaak ontbreekt in een planningstool maar dat, zeker voor de kleinere winkels, van groot belang is. Na de planning worden de betrokken partijen zoals interimkantoren en Dimona rechtstreeks vanuit Superplanner verwittigd. Op het einde van de maand wordt een bestand gegenereerd voor het sociaal secretariaat.

Superplanner heeft ook een eigen tijdregistratiesysteem. Voor de flexijobbers en jobstudenten wordt er vanuit dat systeem meteen een Dimona-aangifte verstuurd én kunnen ze hun arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen. De tijdregistratie is als laatste onderdeel toegevoegd aan het systeem en Ria is er heel blij mee. Dat was immers de laatste schakel die nodig was om een volledig pakket aan te kunnen bieden. 

Een laatste belangrijke feature zijn de zogenaamde managementfuncties via de welke je een perfect zicht op je loonkost en productiviteit krijgt. Je kan de eigenlijke omzet, alsook de forecast ingeven. En als die laatste ingegeven is, samen met je gewenste productiviteit, dan berekent het systeem exact hoeveel uren je mag plannen per afdeling of voor je totale winkel.

Kies je voor Superplanner, dan komt Ria je persoonlijk een tweedaagse opleiding geven. Elke medewerker krijgt eerst een link waarmee hij zijn gegevens kan invoeren. Dit bespaart de winkel veel tijd aan inputwerk. En de medewerker wordt zo al wat vertrouwd met de tool. Tijdens de eerste dag opleiding worden alle instellingen, personeelsfiches én vooral het basisrooster klaargezet. De tweede dag wordt er gepland. “We maken minstens twee of drie planningen en ik laat niet los”, lacht Ria. “Ik begin ’s ochtends en stop pas als ik weet dat de klant het echt goed onder de knie heeft." Uiteraard kunnen klanten nadien nog altijd beroep doen op de gratis helpdesk.

Conclusie: de tool zorgt voor een enorme tijdbesparing én een daling van de loonkosten. Ria heeft een klant die zeven voltijdse uren heeft weten te schrappen en iemand die zijn loon kosten met 2% zag dalen. “Vooral omdat  ze correcter inplannen en alles beter opvolgen via de managementfuncties. Maar uiteindelijk gaat het ook om de rust die je krijgt in je hoofd én op de winkelvloer, doordat er structuur in je planning zit en je weet dat het hele plaatje klopt.”