De sleutel tot probleemloze personeelsadministratie

Leonard en Carolina zijn in juni 2023 op de bookU-kar gesprongen. Een noodzakelijke stap, gezien de toenemende vraag naar een efficiënt, eenvoudig en tijdbesparend systeem. “BookU paste volledig in dat plaatje: een overzichtelijke softwaretool waarin allerlei zaken praktisch samenkomen én volledig aanpasbaar aan onze specifieke noden”, vertellen Leonard en Carolina tevreden.

“Ons vorige systeem was verouderd”, legt Leonard uit wanneer we hem vragen naar het prille begin van de samenwerking met bookU. “Tijdens onze zoektocht naar alternatieve tijdsregistratiesystemen, raadde NOWJOBS, onze uitzendpartner, bookU aan. Daar is hun naam voor het eerst gevallen. We hebben bookU vervolgens gecontacteerd en zij zijn niet veel later bij ons langsgekomen om zich voor te stellen.”

Na een eerste kennismaking en een demo was het voor Leonard helemaal duidelijk: deze alles-in-één-oplossing was exact waar ze naar op zoek waren. Ook Carolina was onmiddellijk razend enthousiast. “Eindelijk een planningstool waarbij we niet langer elke medewerker afzonderlijk moeten ingeven!”

Als hr-officer houdt Carolina zich onder andere bezig met de loonverwerkingen van de vijf filialen in zelfstandige uitbating. Allesbehalve eenvoudig, met zo’n groot personeelsbestand. “Wij werken vaak met flexi-jobbers en jobstudenten. Een vlotte prestatieregistratie en -verwerking is daarbij absoluut een must. Via bookU hebben we een rechtstreekse koppeling met onze interimpartner en het sociaal secretariaat. We hoeven dus niet meer te switchen tussen al die verschillende portalen: bookU integreert alles in één overzichtelijk geheel. Dat levert veel tijdwinst op.”

Volgens Leonard en Carolina vinkt bookU elke checkbox met gemak af. Gebruiksvriendelijk? Zeker en vast! Een goede prijs-kwaliteitverhouding? Absoluut! “Maar wat voor ons doorslaggevend was om met bookU in zee te gaan, is hun bereikbaarheid en betrokkenheid. We hebben een vaste dossierbeheerder, die we altijd kunnen contacteren voor algemene vragen."

"We communiceren regelmatig via e-mail. Daarnaast hebben we om de drie maanden een vaste meeting via Teams. Tijdens die online bijeenkomsten is er altijd ruimte voor feedback of suggesties van onze kant. En daar wordt ook écht naar geluisterd!” zegt Carolina tevreden.

“Voor dringende technische problemen kunnen we dan weer terecht bij onze IT-contactpersoon”, vult Leonard aan. “Telkens dezelfde bekende stem aan de lijn krijgen, is geruststellend en voelt vertrouwd. Ook buiten de uren – om zeven uur ’s avonds bijvoorbeeld – is er altijd wel een bookU-medewerker beschikbaar die onze vragen kan beantwoorden. Binnen het kwartier zijn we geholpen.”

De voordelen die de Albert Heijn-filialen in Rumbeke, Roeselare, Waregem, Oudenaarde en Ronse ervaren, reiken zoveel verder dan tijdwinst en vermindering van fouten op de hr-afdeling. Ook de medewerkers plukken de vruchten van de bookU-tool. “Via de app kunnen zij altijd en overal hun prestaties volgen of uurrooster raadplegen, waardoor alles veel transparanter verloopt”, licht Leonard toe. “Iedereen is daar snel mee weg. Je hoeft dus absoluut geen IT-professional te zijn.”

Eenvoudig of niet, bookU laat nieuwe – en oude – gebruikers niet in de steek. “We hebben een korte opleiding gekregen waarin alles duidelijk en uitgebreid aan ons werd uitgelegd”, vertelt Carolina. “Daarna volgde een testfase. Tijdens dat hele proces bleef bookU trouw aan de zijlijn toekijken, klaar om bij te sturen waar nodig. Dat ging allemaal heel vlot. Ook de integratie van onze partners en het sociaal secretariaat verliep vlekkeloos. Een samenwerking met toekomst!”